Antragsmanagement
für Geber und Nehmer
Antragsmanagement und Kundenkommunikation
Das Kundenportal ermöglicht eine reibungslose Kommunikation zwischen Antragstellern und der Vergabestelle der Fördermittel (Selfservice).
Automatische Prüfungen zu Beginn stellen sicher, dass alle Formalkriterien zur Förderung erfüllt werden. Transparente Statusverfolgung über das Portal hält die Antragsteller auf dem Laufenden und ermöglicht eine effiziente, papierlose Eingabe.
Digitale Akte und Dokumentenmanagement
Für Fördervorhaben sind in der Regel umfangreiche Dokumentationen erforderlich.
Eine digitale Akte wird von Anfang an für jeden Vorgang erstellt und ermöglicht eine eindeutige Zuordnung und das einfache Auffinden aller Dokumente bis zum Abschluss der Förderung.
Das Dokumentenmanagementsystem unterstützt die geordnete Ablage und revisionssichere Verwaltung.
Budget- und Finanzmanagement
Die Budget- und Finanzmanagementfunktion ermöglicht die Planung, Überwachung und Verwaltung des Förderbudgets. Laufende Kosten können überwacht werden, um Budgetüberschreitungen zu vermeiden und Transparenz zu gewährleisten. Die Integration in Finanzsoftware hilft bei der Verfolgung von Ausgaben und der Erstellung von Finanzberichten.
Prüfung, Bewilligung und Zuwendungsbescheid
Die digitale Erfassung und Verarbeitung beschleunigt die Prüfung, Bewilligung und den Versand von Zuwendungsbescheiden.
Wiederkehrende Prozesse und Eingaben werden weitgehend vermieden. Mithilfe der No-Code-Technologie können viele Prozesse und Dokumente selbst von Mitarbeitern erstellt oder aktualisiert werden.
Verwendungsnachweis und Berichterstattung
Die rechtskonforme Verwendung der Mittel muss von Fördermittelempfängern dokumentiert werden.
Verwendungsnachweise können digital und revisionssicher erstellt und in der digitalen Akte abgelegt werden. Integrierte Berichtsfunktionen unterstützen die Evaluierung und schaffen Transparenz für Prüfinstanzen.
Berichte können aus Vorlagen erstellt oder selbst mithilfe der No-Code-Technologie angepasst werden.
Audit- und Nachverfolgungstools
Die Software bietet einen Audit-Trail, der alle Aktivitäten und Änderungen an Dokumenten und Prozessen erfasst und für interne Prüfungen und externe Audits bereitgestellt wird. So können alle Schritte bei der Bearbeitung von Förderprojekten lückenlos nachvollzogen werden.
Richtlinienkonforme Verwaltung
Stellen Sie sicher, dass alle Vorgaben eingehalten werden. Die Software unterstützt aktuelle Förderregeln über einblendbare Bearbeitungshilfen und lässt sich flexibel an geänderte Förderrichtlinien anpassen.
Eine durchsuchbare Bibliothek hilft mit den aktuellen Förderrichtlinien, um die rechtssichere Bearbeitung zu gewährleisten.
Vorlagen und Formulare
Die Software bietet eine Auswahl anpassbarer Vorlagen und Formulare für Anträge, Berichte und Verwendungsnachweise. Dadurch wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Angaben einheitlich und korrekt erfasst werden.
Prozessübergreifende Workflows
Reduzieren Sie manuelle Arbeitsschritte durch automatisierbare Workflows.
Die Prozessketten können abteilungsübergreifend oder auch unter Einbeziehung externer Zuarbeit implementiert werden. Dies minimiert Fehlerquellen und erhöht die Effizienz. Für die Bearbeitung der Workflows können individuelle Rollen und Rechte vergeben werden.
Mittelabruf und Auszahlung
Automatisierte Prozesse sorgen für eine fristgerechte Auszahlung der Fördermittel. Abrufe werden direkt mit dem Bewilligungsrahmen abgeglichen, um Budgetüberschreitungen zu vermeiden.
Bestehende Buchhaltungs- und Zahlungssysteme können über API-Schnittstellen problemlos integriert werden.
Dashboard Reporting
Das Dashboard stellt jederzeit eine Übersicht über den Antragsprozess bereit und kann individuell an die Rollen und Rechte der Nutzer angepasst werden.
So können wichtige Informationen, Aufgaben, Fristen oder Statistiken in grafischen Formaten angezeigt werden, was die Entscheidungsfindung erleichtert.
Künstliche Intelligenz und Automatisierung
Die Software nutzt KI-gestützte Funktionen, um Fördermöglichkeiten zu empfehlen oder Routineaufgaben zu automatisieren. Beispielsweise können fehlende Dokumente automatisch erkannt oder Fristen und Compliance-Anforderungen verfolgt werden, um den Bearbeitungsaufwand zu reduzieren.
Antragsstellung und Dokumenten-Upload
Die Software ermöglicht es Ihnen, Förderanträge vollständig digital und papierlos einzureichen. Durch klar strukturierte Formulare und automatische Prüfungen stellt die Software sicher, dass alle benötigten Informationen und Dokumente vollständig sind, bevor der Antrag abgeschickt wird.
- Einfache Eingabefelder und Hilfstexte führen durch den gesamten Antrag.
- Upload-Funktion für alle relevanten Dokumente, wie Nachweise und Formulare.
- Eine Übersicht aller hochgeladenen Dateien sorgt für Transparenz und Vollständigkeit.
Förderkriterien und Richtlinien-Hilfen
Die Software bietet umfangreiche Unterstützung, um sicherzustellen, dass alle Förderrichtlinien und Anforderungen erfüllt werden. Sie stellt aktuelle Förderrichtlinien in einer durchsuchbaren Bibliothek bereit und blendet hilfreiche Hinweise und FAQs ein, um den Antrag korrekt und konform auszufüllen.
- Einblendbare Hinweise und Richtlinien direkt im Antragsformular.
- Checklisten zur Verifizierung der geforderten Kriterien.
- Zugriff auf eine Bibliothek mit den aktuellen Förderrichtlinien für zusätzliche Sicherheit.
Erstellung von Verwendungsnachweisen und Berichterstellung
Nach erfolgreicher Bewilligung bietet die Software Funktionen zur Erstellung und Ablage von Verwendungsnachweisen und Berichten. Diese können direkt im Portal erstellt und revisionssicher gespeichert werden, sodass die ordnungsgemäße Verwendung der Fördermittel leicht dokumentiert ist.
- Nutzung vorgefertigter Vorlagen für Verwendungsnachweise und Berichte.
- Einfaches Hochladen und Ablage in der digitalen Projektakte.
- Sicherstellung der Revisionssicherheit für eine transparente und lückenlose Dokumentation.
Statusverfolgung in Echtzeit
Mit der Statusverfolgung bleiben Sie jederzeit über den Fortschritt Ihres Antrags informiert. Die Software zeigt jeden Bearbeitungsschritt transparent an und benachrichtigt Sie sofort über Änderungen oder notwendige Anpassungen.
- Echtzeit-Updates zu jeder Statusänderung direkt im Portal.
- Automatische Benachrichtigungen per E-Mail oder im Portal.
- Eine klare Darstellung des Bearbeitungsfortschritts und der nächsten Schritte.
Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen
Die Software versorgt Antragstellende mit automatisierten Erinnerungen und Benachrichtigungen, um sicherzustellen, dass keine Fristen verpasst oder Dokumente vergessen werden. Sie erhalten zeitnahe Updates bei jeder relevanten Änderung.
- Erinnerung an Fristen und fehlende Dokumente direkt über das Portal oder per E-Mail.
- Benachrichtigungen über neue Anforderungen, Statusänderungen und Aufgaben.
- Eine Historie der Benachrichtigungen, die jederzeit eingesehen werden kann.
Self-Service Dashboard für alle Anträge und Aufgaben
Das persönliche Dashboard gibt Ihnen jederzeit eine zentrale Übersicht über alle offenen Anträge, Fristen und Aufgaben. Hier sehen Sie auf einen Blick, welche Schritte als nächstes anstehen und haben Zugriff auf eine detaillierte Übersicht Ihrer eingereichten Anträge und hochgeladenen Dokumente.
- Visualisierung von Fristen, Aufgaben und Antragsstatus.
- Anpassbare Anzeige für eine persönliche Übersicht.
- Direkte Verlinkung zu allen offenen Aufgaben und Detailschritten.
